視頻會議系統能通過網絡實現虛擬化的互動會議，其主要功能包括音、視頻實時播放、文檔協同、桌面共享、程序共享、文件傳輸、流媒體播放等，我們可以通過視頻會議系統所帶有的這些功能實現千里之外的面對面交流，免除了員工的出差所帶來的差旅成本與時間成本。因此國家明確提出，能進行遠程視頻會議的會議盡量使用視頻會議系統，這充分體現了國家對視頻會議所帶來的實際效果的支持。
因此視頻會議越來越受到各方面的重視，其應用范圍主要有以下這幾個方面：
1、政府日常會議
政府日常會議一般是通過集中式的會議，而采用華為視頻會議系統能使遠在千里的員工參加實時的會議，通過音、視頻、數據的實時傳輸，其效果甚至會比集中式的會議更有效。政府的視頻會議組成一般是省級的華為視頻會議系統都是用硬件視頻會議來實現，地市一級一般會采用視頻會議軟件及視頻會議硬件混合使用，而到了縣級一級一般只會使用華為視頻會議軟件，因此針對不同的需求，不同的視頻會議產品擁有不同的客戶群體。
相對于政府部門進行的視頻會議，企業需要遠程視頻會議更為迫切，一些企業有多個分公司、辦事處，員工需要培訓的時候，通常只能采用集中式的培訓方式，其會議的成本較大。如采用Polycom視頻會議系統來對員工進行培訓，基本上除了前期投入的購置視頻會議系統的費用及相應的硬件外，其他的費用可以忽略不計，而且一般這些費用都是一次性投入終身使用，對于企業節省差旅費用是非常有效的。
現今很多學校都會有分校，而不同的分校的距離可能比較遠，如果開會需要集中式的環境才能進行，因此視頻會議系統能通過網絡來實現各分校的連接；除此之外教師的培訓課也可以用視頻會議來實現，通過視頻會議軟件的音、視頻、協同數據的功能，教師和學生能在電腦上進行實時的交流與操作技巧的交流。
4、網上實時培訓課程
網上實時的培訓課程也是視頻會議系統的一個重要應用，一些培訓機構除了推出培訓的錄像之外，也提供互動的網絡實時培訓課堂，這種培訓主要是用視頻會議系統來實現，學生除了能收聽、收看到講師的音、視頻外，還能進行互動的教學，使課程更接近于現實的面對面培訓。
綜上所述，視頻會議系統已經廣泛應用于各的企事業單位，隨著國家提出的節約型社會的政策及三公經費的進一步削減，視頻會議必將能發揮越來越有效的作用。
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